파워포인트, 워드, 엑셀 PDF 파일 저장 방법

안녕하세요? 트위티 파파입니다.

많은 직장인뿐만 아니라 학생들이 사용하는 소프트웨어 중 마이크로소프트의 오피스라는 프로그램이 있습니다. 파워포인트, 워드, 엑셀 등 생산성 향상을 위해 필수적인 프로그램들이며, 현재 많은 회사의 대부분의 업무가 이 오피스라는 프로그램으로 한다고 해도 과언이 아닙니다. 저도 건설회사 회계팀에 근무하면서 가장 많이 사용하는 프로그램이 마이크로 소프트사의 엑셀입니다. 오늘은 파워포인트와 워드, 엑셀 등 마이크로소프트 오피스 파일을 어도비의 PDF파일로 저장 및 변환하는 방법에 대해서 살펴보겠습니다.

 

PDF 파일로 변환하는 이유

PDF 파일로 변환하기에 앞서 많은 분들이 파워포인트나 워드, 엑셀을 PDF 파일로 변환해서 저장하는 이유에 대해서 잠깐 살펴보겠습니다.먼저 PDF는 Portable Document Format의 약자로 어도비에서 1993년에 개발한 문서 저장 포맷입니다. 우리가 PDF 파일로 저장해서 보관하고자 하는 이유는 바로 원작 프로그램의 단종이나, 변경 시, 결과물을 변함 없이 확인하기 위함입니다. 예를 들어 마이크로 소프트에서 제작한 오피스라는 프로그램이 그럴 일은 없겠지만, 추후에 단종이 된다고 했을 때 기존에 파워포인트나 워드, 엑셀 프로그램의 확장자로 저장한 프로그램의 경우 열어보지 못할 경우가 발생할 수 있습니다. 하지만 PDF 파일로 저장을 해 놓았다면, PDF 뷰어만 있으면 언제 어디서든 과거 문서를 열어 볼 수 있다는 장점이 있습니다.

 

다만, PDF 파일 자체를 편집하거나 수정하기는 어렵고, PDF 파일 자체가 무거운 편이어서 최적화에 조금 뒤떨어진다는 단점도 있습니다. 아울러 PDF 파일 자체를 편집하거나 수정하기가 어려운 점 때문에 기업에서 작성하는 많은 문서의 배포용 자료로 제작되기도 합니다. 최근에는 아이패드나 전자책 뷰어를 통해 문서를 읽고 노트하는데 활용하기도 하는데 저도 USCPA 관련 자료를 스캔하여 PDF 형태로 아이패드에 넣어 보고 있습니다.

 

파워포인트, 워드, 엑셀 PDF 파일 변환 방법

저는 마이크로소프트의 오피스 365라는 프로그램으로 PDF 파일로 변환하는 방법에 대해서 말씀드리겠습니다. 기타 하위 버전의 오피스의 경우에도 동일한 형태로 변환할 수 있으니, 참고하시기 바랍니다. PDF 변환을 위해서는 먼저 변환하고자 하는 문서를 열어줍니다. 저는 파워포인트를 예로 들어 설명하도록 하겠습니다. 파워포인트로 원하는 문서 작성 후 홈 메뉴에서 다르 이름으로 저장하기를 선택합니다.

 

 

다른 이름으로 저장하기를 선택한 후 PDF 파일로 저장하실 경로와 파일명을 선택합니다. 그 후 아래의 파일 형식에서 PDF를 선택해줍니다.

 

 

이렇게 파일 형식을 PDF로 선택하게 되면 파워포인트나, 워드, 엑셀이 PDF 형태로 발행이 되며, 아래와 같이 변환이 되는 과정이 나오게 되면 정상적으로 처리 중인 것을 확인할 수 있습니다.

 

 

이렇게 변환 과정을 거치고 저장하기 원했던 경로로 들어가보면 지정한 파일명으로 PDF 파일이 생성되어 있는 것을 확인할 수 있습니다. 이 과정은 마이크로 소프트 오피스 중 파워포인트나, 워드, 엑셀에 모두 적용이 됩니다. 다만, 엑셀의 경우에는 PDF 파일로 변환 전 인쇄 영역을 설정하여 변환을 해야 원하시는 프레임으로 변환이 가능하니, 유의하시기 바랍니다. 또한 PDF 파일 변환 시, 오류가 발생하는 경우도 있습니다. 이 경우에는 경로나 파일명을 확인하시고 다시 진행해보시면 좋을 것 같습니다.

마치며

요즘 다양한 스마트 기기와 전염병으로 인해 언택트 근무가 많이 늘어나고 있습니다. 또한 전자 문서의 발달로 언제 어디서나 원하는 문서를 볼 수 있고, 편집할 수도 있습니다. 또한 무료로 변환하고 볼 수 있는 프로그램들이 다양하기 때문에 잘 활용하시면 좋을 것 같습니다. 오늘 소개한 현대 사회의 기업에서 가장 많이 사용하는 오피스 문서를 PDF로 저장하여 생산성 향상에 조금이나마 도움이 되시길 바라며, 또 다른 팁이 정리 되면 포스팅 하도록 하겠습니다. 

 

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